Letnie kino plenerowe jak zorganizować

Letnie kino plenerowe jak zorganizować

Organizacja i przeprowadzenie imprezy filmowej to nie lada wyzwanie. Zwykle inwestorem jest miasto lub gmina. Jak powinna przebiegać profesjonalna organizacja takiego wydarzenia? Chętnie przybliżymy ten temat.

Opiszemy o czym koniecznie trzeba pamiętać i czego wymagać od wykonawcy.

Tytuł imprezy: powinien być prosty do zapamiętania. Przykład: „Letnie kino plenerowe”,  „Filmowe spotkania”. Warto jest dodać w tytule nazwę miejscowości lub dzielnicy, gdzie będą odbywały się projekcje.

Terminy: najchętniej wybierane miesiące to okres wakacyjny: lipiec i sierpień. Jakie dni? Statystyki pokazują, że najchętniej piątek lub sobota. Jak często? Projekcje co tydzień tj. 9 imprez filmowych. Dobrze jest określić dwa warianty imprez, zarówno w piątki i w soboty, a później zdecydować w którym wariancie nastąpi realizacja. Wykonawca powinien dostosować się do wymagań zamawiającego, a nie odwrotnie.

Publiczność: należy określić orientacyjną ilość zainteresowanych. Najbardziej optymalna ilość (która sprawi, że koszty imprezy nie będą bardzo wysokie) to ok 100-200 osób. Poszczególne seanse filmowe w ramach imprezy nie mają statusu imprez masowych jeśli: szacowana liczba uczestników koncertów w losowo wybranym momencie wynosi ok. 100 osób. (bardzo ważny punkt dla każdego organizatora imprezy)

Lokalizacja: najlepiej wybrać przestrzeń do której osoby zainteresowane będą miały swobodny dojazd. Ważne, aby miejsce było ciche i spokojne, żeby nic nie zakłócało oglądania.

Zapytania: kiedy wysyłać zapytania do wykonawców? Najlepiej 2-3 miesiące przed terminem pierwszej projekcji.

Forma płatności: gminy najchętniej wybierają zapłatę po realizacji wszystkich wydarzeń, Faktura Vat, przelew, termin: 21 dni. Istnieje również możliwość rozliczania partiami tj. Faktura Vat wystawiana po każdej imprezie. Można rozliczać się także zaliczkowo przed realizacją.

Wymagania dla wykonawcy: zapewnienie ekranu projekcyjnego rozkładanego wymiar min. 400×300 cm, projektora multimedialnego min. 4 lampowego o jasności minimum 10.000 ANSI Lumenów (w trybie normalnym), optymalnego nagłośnienia, niezbędnego osprzętu jak i zasilania w energię całego zestawu projekcyjnego wraz z obsługą podczas każdego z wydarzeń. Obsługa powinna być w pełni przeszkolona z odpowiednimi uprawnieniami. Wykonawca powinien mieć doświadczenie w organizacji otwartych imprez plenerowych. Warto jest żądać również ubezpieczenia OC (w tym OC podwykonawców, OC deliktowe (wypadki gości), OC kontraktowe) z włączeniem ochrony wszystkich Wykonawców i Podwykonawców zaangażowanych w organizację imprezy. Warto również dopisać: zapewnienie 100 krzeseł dla gości.

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia co najmniej stopnia trudno zapalności dla elementów stałej aranżacji terenu imprezy, wyposażenia wszystkich niebezpiecznych pożarowo miejsc na terenie imprezy w podręczny sprzęt gaśniczy oraz posiadanie atestów trudno zapalności materiałów użytych do aranżacji i wystroju terenu imprezy, a także do posiadania dokumentów potwierdzających sprawność techniczną urządzeń i instalacji elektroenergetycznych oraz innych urządzeń technicznych niezbędnych dla realizacji przedmiotu umowy.

Opcjonalne wymagania: sprzątanie całego terenu imprezy przed oraz po zakończeniu wydarzenia (zwykle gmina zajmuje się tym za pośrednictwem podpisanych stałych umów z firmami sprzątającymi). Zapewnienie promocji imprezy (rozdawanie ulotek w dniu poprzedzającym pierwszy seans filmowy). Wykonanie projektów graficznych i druk plakatów full kolor (popularne rozmiary: format plakatu B2, B1 oraz A3), ulotek A6 full kolor dwustronne 4+4 oraz banera o wymiarach np. 160 x 580 cm plus 2 rękawy 10 cm góra i dół. Montaż 2 rollupów dostarczonych przez Zamawiającego w ramach każdego seans. Na rollupach będzie widnieć pełna nazwa wydarzenia, nazwa zamawiającego, harmonogram projekcji.

Zapewnienie kopii emisyjnych filmów oraz opłata licencyjna do Zaiks zazwyczaj leży po stronie Zamawiającego.
W celu organizacji i przeprowadzenia imprezy Zamawiający udostępnia Wykonawcy teren nieodpłatnie.
Transport, montaż, demontaż, zasilanie w energię oraz obsługa techniczna wszelkich urządzeń, instalacji i sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia całości imprezy leży po stronie Wykonawcy. Realizacja obsługi technicznej wszystkich elementów przez przeszkolonych pracowników z odpowiednimi uprawnieniami.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania odnośnie podobnych wydarzeń, ich organizacji, realizacji, pisz śmiało: biuro@intronex.pl

VN:F [1.9.15_1155]
Ocena: 10.0/10 (1 głos)
VN:F [1.9.15_1155]
Ocena: 0 (z 0 głosów)
Letnie kino plenerowe jak zorganizować, 10.0 out of 10 based on 1 rating
Podziel się na:
  • Facebook
  • Wykop
  • Blip
  • Forumowisko
  • Śledzik
  • Google Bookmarks
  • Blogger.com
  • co-robie
  • Twitter
  • Grono.net
  • MySpace
  • Gwar
  • Kciuk.pl
  • Sfora
  • Spis
  • Tumblr
  • Gadu-Gadu Live
Angel


Oddajemy do waszych rąk portal o multimediach. Wierzymy, że dzięki waszym opiniom i sugestiom stworzymy wspólnie bazę cennych informacji o sprzęcie multimedialnym i projekcyjnym aktualizowaną na bieżąco. Więc do dzieła Google

2 komentarze

  1. Adam
    1 marca 2017, 21:39

    najlepiej to poprostu się zgłosić do firmy która się tym zajmuje – ma sprzęt, licencje i przede wszystkim doświadczenie.

    VA:F [1.9.15_1155]
    Ocena: 0.0/5 (0 głosów)
    VA:F [1.9.15_1155]
    0 ludzi uznało to za pomocne.
    Czy było to pomocne?
    Tak
    Nie
  2. Kino
    10 marca 2017, 20:02

    Fajny artykuł ! z tym sprzątaniem przed seansem tylko przesadziliście 🙂 pozdrawiamy

    VA:F [1.9.15_1155]
    Ocena: 0.0/5 (0 głosów)
    VA:F [1.9.15_1155]
    0 ludzi uznało to za pomocne.
    Czy było to pomocne?
    Tak
    Nie

Pozostaw komentarz

*